查新工作操作有若干个环节，每个环节都关系着查新工作的质量，为确保查新工作的质量，特制定本操作规范。

一、 查新委托

1．查新委托人是指提出查新需求的自然人、法人或者其他组织。
2．查新委托人须按要求填写《查新检索委托单》。委托单包括用户姓名、职称、地址、课题名称、关键词、查新检索要求，简明扼要的写出该课题的创新点。
3．查新委托人应当据实、完整地向查新机构提供下列查新所必需的资料： ①查新项目的科学技术资料； ②技术性能指标数据； ③查新机构认为查新所必需的其他资料。
4．查新委托人应当尽可能提供下列查新所需要的资料：
①参考检索词，包括中英文对照的查新关键词（含规范词、同义词、缩写词、相关词）、分类号、专利号、化学物质登记号等。关键词应当从查新项目所在专业的文献常用词中选择； ②国内外同类科学技术和相关科学技术的的背景材料； ③参考文献，列出与查新项目密切相关的国内外文献（含著者、题目、刊名、年、卷、期、页），供查新员在检索时参考。
5．查新委托人所提交的资料应当真实可靠，用词准确，能够满足完成查新事务的需要。
6．委托者不得将两个或两个以上不同内容的课题作为一个项目申请，课题开始检索后不得更改其内容，如更改则按重新委托办理。
7．委托者在委托查新时，应主动向查新人员介绍委托项目的特点、范围以及需要特别注意的材料。
8．必要时，查新人员可与委托立题负责人洽谈，了解查新课题现状与进展，与委托人共同商讨和制定检索策略，明确查新范围与要求，以求查新工作的准确性。
9．查新委托人提供的资料和有关证明有虚假内容，所产生的一切后果由其承担法律责任。

二、查新受理

1．按《科技查新规范》要求，在获准的专业范围内受理查新业务。
2．向委托者索要详细的查新项目背景材料和主要技术资料，拒绝提供者可不予受理。
3．听取查新委托人关于查新项目的情况介绍。
4. 仔细阅读委托人提交的材料，弄懂课题的内容和提取课题的创新点。特别是对于系列研究课题，其中有的内容已经过鉴定或获得过成果，应注意加以区分。当遇到较庞大或较复杂的课题，阅读材料尚不能完全弄懂，或创新点不明确，务必约见课题主要负责人，详细交谈。
5．若拒绝查新委托，应当立即退还查新委托人提交的所有资料。
6．查新机构及其工作人员应当维护查新项目所有者的知识产权，不得非法占有、使用、或者向他人披露、转让查新项目的科技成果，不得向其他无关人员泄露查新项目的科学技术秘密和查新结论。
7．在受理项目后的2周内必须向委托者出具查新报告。

三 查新程序

1．查新人员对受理的查新项目判断所属专业是否属于本机构承担查新业务的受理范围；
2．确定查新员和审核员；
3．初步审查查新委托人提交的资料是否存在缺陷，是否符合查新要求，判断查新委托人提交的资料内容是否真实、准确；
4．若接受查新委托，按《科技查新规范》要求与查新委托人订立查新合同。
5．查新人员对受理的查新项目（课题或成果）进行分析，确定检索范围、检索工具、检索手段，并拟订检索策略。
6．查新检索应包括国内外公开发表的文献，以“查全”为重点，但有的基层级申报成果只要求查国内文献，这时应在查新报告中写明委托人的这种要求。
7．检索年限可根据申请课题的背景材料来判断课题内容可能跨越的年代范围而确定，一般不得少于十年，也可以根据课题的具体情况延长检索年限。
8．根据课题的专业范围，选择密切相关、权威性、覆盖面广的检索工具。
如医药卫生方面的课题，可选择的检索范围是：
①手工检索系统
国内部分:
a 《中文科技资料目录·医药卫生》,b 《国外科技资料目录·医药卫生》,c 《中文科技资料目录·中草药》,d 《中国医学文摘》,e 《中国药学文摘》,f 《中国生物学文摘》
国外部分:
a 美国《医学索引》（IM）,b 荷兰《医学文摘》（EM）,c 美国《生物学文摘》（BA）,d 美国《化学文摘》（CA）,e 日本《医学中央杂志》
②计算机检索系统
光盘数据库:
a 药理毒理学数据库（Toxline Plus）,b 生命科学数据库（Life Science, LSC）,c 德温特药学文档数据库（Derwent Drug Files）,d 中国生物医学文献数据库（CBMdisc）,e 中文生物医学期刊目次数据库（CMCC）,f 中国医学学术会议论文数据库,g 中国生物学文献数据库（CBA）,h 中国学术期刊全文数据库（CNKI）,i 中文科技期刊文献数据库（CBISTIC）
网络资源检索系统:
a DIALOG联机检索系统,b PubMed（http://www.pubmed.gov）,c 中国医药信息网（http://www.cpi.ac.cn）,d 中国中医药信息网（http://www.cintcm.ac.cn）,e 万方数据资源系统数据库,f 中国药学文摘,g 中国专利索引
其他数据库及相关资源:
a 美国科学引文索引《SCI》,b 科学技术研究成果公报，卫生部医药卫生科学技术进步奖项目汇编，国家自然科学基金资助项目汇编,c 中国科技成果数据库,d 药品不良反应数据库,e 中国科学引文索引数据库